Tanta nuvem, vai acabar em tempestade….

As ofertas para colocar informação empresarial sensível na “nuvem", sem se saber exactamente onde e em que circunstâncias, é a mesma coisa que depositar dinheiro num banco sem se saber nome ou localização do mesmo. 

A espionagem industrial  não poderia ser mais facilitada já que  os segredos estão agora “online” ao sabor de quem consiga “aceder" ou saiba fazer as buscas necessárias para os encontrar.

A facturação, os resultados,  os clientes, as dívidas, os pareceres , os documentos de defesa de um julgamento, as atas, peças processuais, investigações judiciais, furos jornalísticos, blue prints de máquinas e devices industriais, planos estratégicos, documentos diplomáticos, informação médica, podem estar à disposição dos inimigos ou outros “interessados”.

 

E não espere ser informado se houver uma brecha e os seus dados forem acedidos sem sua autorização. 

Mas com tantas nuvens vamos ter um dia a tempestade perfeita...

Não estamos a especular se vai ou não haver; mas quando vai ser…... Não se trata de ser “velho do restelo”. mas apenas que nos saibamos preparar e defender. Informação importante provavelmente não é para partilhar ou colocar numa nuvem cujo custo é semelhante ao preço mensal de um Big Mac.

Leia as letras pequeninas dos contratos e perceba os riscos envolvidos. Conheça as responsabilidades, saiba como sair e tenha um plano B.

Quando a tempestade vier há que estar preparado e reduzir o impacto ao mínimo possível…

Se houver um ataque ou um apagão maior de Internet, Fortalezas digitais, são necessárias para que os workflows das instituições continuem a trabalhar pelo menos localmente. Mas isso é outra história….

Software Rápido, Barato e Competente não existe!

Um sistema de informação é um motor que processa e transforma dados em informação e conhecimento. Dois conceitos muitas vezes ausentes ou mal implementados em muitas  empresas. 

Pelo contrário, a desinformação e o desconhecimento continuam disseminados pela amálgama de processos individuais criados em folhas de Excel isoladas, sem nenhum controle e segurança, ou ainda em softwares que custam o preço de uma refeição.

O “low-cost-cloud-software” promete o paraíso. Mas após o “kick” inicial começam a surgir as dúvidas… Ah! Isso não faz, espere a próxima versão ou não se pode exportar.   Uma espécie de fidelização forçada, em que muitas vezes, esses “softwares” cujos servidores ninguém sabe onde estão,  criam tantos ou mais problemas do que aqueles que resolvem.  

Há que dar valor a cada coisa. Porque é que um sistema de informação que gere bem todos os processos, administrativos, financeiros e logísticos de uma Escola ou de uma Industria tem de custar menos que a carrinha de distribuição mais barata do mercado? 

Porque não é físico? Porque não se vê? Porque não é compreendido? Ou será que tem de custar Milhões de Euros para ser levado a sério?

O triângulo de decisões dos projectos funciona assim:

Das três opções, Rápido, Barato e Competente, só pode escolher duas.

Rápido e Barato não é com certeza competente.

Rápido e Competente é provavelmente muito bem pago e caro.

Barato e Competente faz-se por caridade e sem prioridades , daí que não se aplique empresarialmente neste mundo a 200 à hora…

E recorde que Rápido, Barato e Competente é utópico e não existe…

A aquisição de software tem  portanto que ser um processo bem pensado e estruturado e não uma mera compra de caixas, ou carregamentos online. 

Um sistema de informação é a ferramenta mais importante de qualquer empresa no século XXI e deve ser escolhido com muita atenção, ponderação e visão de futuro!

Caltec Modus Operandi 2015

A Caltec concebe, desenha, adapta, implementa e mantém Sistemas de Informação e Gestão (SIG).

Um SIG é muito mais do que apenas um software. Trata-se sim de um “ecossistema” que inclui Tecnologia (software, servidores e plataformas), Pessoas (Especialistas em dados e Informação, programadores e utilizadores treinados) e Informação e Conhecimento (derivados dos dados da instituição cliente). Seguimos um ciclo dinâmico para construir cada ecosistema.

< Desafio
Toda Instituição tem desafios.
Qual é o seu?

< Análise
Contacte a Caltec e nós trabalharemos consigo para analisar e descobrir as suas necessidades, problemas, desafios, riscos e oportunidades.

< Planeamento
Baseado numa análise, desenvolvemos um plano para apresentar soluções, resolver problemas, minimizando riscos e aproveitando as oportunidades.

< Implementação
A implementação segue-se ao planeamento, adaptação e / ou desenvolvimento anteriores. Este passo inclui personalização, treino, instalação e operacionalização.

< Manutenção e Monitorização
Logo que o sistema atinge um patamar de estabilidade, entramos em modo de manutenção. A Manutenção é vital para a boa saúde de um SIG.

< Mudança e Evolução
Nada é constante excepto a mudança.
Num mundo em evolução a sua Instituição tem de se adaptar. A mudança gera novos desafios. E o Ciclo repete-se.

Cada ecossistema/solução é integrada no DNA da empresa tornando as operações do dia-a-dia menos complexas, mais ágeis, rápidas e seguras. 

Acabar com o papel pode ser a inovação que a sua empresa precisa

"Mas qual o problema em utilizar papel na minha empresa?"

Além do benefício ambiental,  ser uma empresa “paper-less”, proporciona um impacto positivo em várias áreas:

• Menos papel = redução de custos - despesas associadas à impressão, fotocópias, manutenção de equipamentos, erros de funcionários etc, podem ser minimizadas resultando em redução de custos, na maior parte das vezes, com valores muito significativos;
• Menos papel = maior segurança - na hipótese de um incêndio ou roubo no seu escritório e todos os seus documentos em papel desaparecem ou ficam destruídos?! Com backups informatizados na cloud ou em servidores externos,  poderá proteger-se, contra a perda de informações valiosas em situações extremas;
• Menos papel = mais espaço - resmas e resmas de documentos, precisam ser armazenados em grandes áreas da sua empresa.  Trabalhar com ferramentas digitais, liberta espaço (m2) no seu escritório!
• Menos papel = melhor atendimento ao cliente - ficar à procura de um documento, enquanto o cliente espera por si, não transmite uma boa impressão! Ao tornar-se uma empresa "paper-less", a informação fica à distância de um simples clique!Os documentos digitais podem ser partilhados e são menos propensos a erros, além de evitar a duplicação de informação;
• Menos papel = mais tempo - quando não precisa de arquivar fisicamente documentos, poupa tempo. Quando não tem que transportar documentos em papel quando está a trabalhar fora do escritório,  poupa tempo. Quando não tem que procurar por um dossier perdido, poupa tempo. Se somarmos todas essas situações e multiplicar por todos os seus funcionários...há uma grande redução de tempo gasto em tarefas administrativas no dia-a-dia!

Solução Caltec para indústrias
Reduza o papel e a sua equipa terá tempo para  promover o crescimento da sua empresa.

E agora, olhe a sua volta, o que vê?

Quanto tempo acha que pode esperar ?

Vai ser o primeiro ou o último na sua área de negócio a acabar com o papel na sua empresa?

A natureza agradece... e os seus clientes também. Pense nisso!

Fale com a Caltec e veja as soluções e projectos que o ajudarão a dar esse importante passo com sucesso!

Está pronto para a nova versão da sua empresa?

Existem empresas que dão prioridade ao auto-conhecimento e ao crescimento. Realizam workshops, contratam consultores, utilizam sistemas de informação inovadores para aumentar a qualidade das decisões e acelerar os ciclos.

Elas crescem, expandem e posicionam-se para um nível superior. Trabalham continuamente com o objectivo de se transformar numa melhor versão de si próprias e utilizam os mais variados instrumentos para tal. Mas o ponto essencial é: decidiram alterar a realidade actual e criar uma nova.

Neste processo existe um factor de sucesso que ninguém fala e para o qual raramente somos alertados.

A empresa que quer mudar, deve esquecer o passado. O seu passado e a sua história são a sua versão anterior. Não a actual. As empresas devem não só apostar na mudança, tomar as medidas necessárias para criar a mudança, aceitar a mudança, mas também SER A MUDANÇA.

Não podem querer mudar mas serem a mesma versão de si próprias. Como sempre foram.

Novas tecnologias. Novas ferramentas. Novos métodos de trabalho.

Nova visão. Nova versão.

Saiba o que a Caltec pode fazer para o ajudar no upgrade da sua instituição....

Basta comprar um Antivirus para proteger os seus dados? Claro que não.

Cyber ataque? Malware? Não, nada disso.  A sua informação pode estar neste momento a ser desviada, desvirtualizada, mascarada, enviada em emails, impressa e levada para fora da sua própria empresa e você nem sabe! Não há Antivirus que resolva. No entanto a indústria de software não fala de outra coisa. O que interessa na protecção de dados é o " Já tem antivirus?", "Está actualizado?" , "Cuidado com o malware...", "Não responda ao spam, não faça download de ficheiros duvidosos"... A cada novo ataque aos servidores da Nasa, pânico leva a que milhares de empresas corram para resolver o assunto com o download de mais uma actualização... como se fossem um alvo potencial de terríveis hackers… Só rindo. Mas a histeria em massa e o marketing do terror vendem muito….e não só Antivirus e Tamiflus… A melhor maneira de criar mercado é falar muito das ameaças e aterrorizar os compradores.
O módulo BlackBox para apurar responsabilidades e garantir a integridade e segurança da sua informação.

Na Caltec não pensamos assim. A protecção dos dados e da informação vai muito mais além do que ter o Antivirus actualizado. É uma questão mais profunda. Não é um "quick-fix" com qualquer produto que se compra e se instala e pronto. Já está!

Acreditamos que a informação é o DNA da sua empresa. É sua propriedade. É seu bem. Pensamos as nossas soluções e a arquitectura dos sistemas para que a integridade da sua informação seja protegida. Concentramos a informação num sistema único , sem a utilização de  folhas de cálculo individuais.  Verá que os números que visualiza passam a ser muito mais fidedignos e o controle sobre a sua organização aumenta exponencialmente.

Tudo para que possa decidir melhor.

Apenas um sistema de informação seguro e único onde cada utilizador é monitorizado e responsabilizado pela introdução de informação, pode ser capaz de gerar informação íntegra: sem papel, sem exportação aleatória, sem possibilidade de fraude e de impunidade numa auditoria. Nós fazemos sistemas assim.

Gestão Escolar SuperSchool: o melhor ecossistema para informação viva. Informação viva para uma escola viva!

O dia-a-dia de uma escola é um universo de informação. A cada minuto, existem novas variáveis, novos dados, novos comportamentos que pedem uma análise mais cuidada. A tão famosa BIG DATA vive e multiplica-se no ensino, gerando um autêntico caos nos dados e informação e o "gap" Geracional entre as competências tecnológicas dos que ensinam e das novas gerações que aprendem é um problema assustador.

Pela primeira vez, existe a oportunidade de dar um salto tecnológico para tratar a informação educativa, de forma personalizada, com menos recursos. Nunca foi tão fácil recolhê-la e tão acessível tratá-la. Há que acabar com as tarefas repetitivas e redundantes, com a duplicação de dados, com os gastos exorbitantes de papel e tinteiros, com o stress e a confusão, com a sobrecarga burocrática e libertar tempo para o mais importante: planear, ensinar e tomar decisões. Porque será que este potencial continua ignorado pela maioria das escolas?

Porque será que este potencial continua ignorado pela maioria das escolas?  

Em primeiro lugar, a grande culpa é das software houses que pensam o sector da educação como de menor importância; afinal, são só professores e crianças.... porque precisariam de soluções sofisticadas?

Em segundo lugar, a maioria das soluções que existem no mercado são desactualizadas, com um interface de utilizador pobre, para não dizer péssimo, confusas, desenvolvidas há muito tempo,  numa realidade ultrapassada, com algumas alterações de cosmética superficiais para parecerem NOVAS. Mas, não são. Os utilizadores frustrados e confusos criam uma aversão crónica aos sistemas de informação pelas constantes más experiências. Uma barreira psicológica, às vezes, difícil de superar.

Além disso, a maioria das soluções de Gestão Escolar tratam, apenas, de algumas áreas são fechadas e não acompanham as necessidades do dia-a-dia de uma instituição de ensino….Aí, começa o caos! Se não há sistema, há Excel e Word! Os utilizadores começam a criar listas e documentos separados no seu computador, independentes do sistema, com informação que deveria ser armazenada, centralizada e controlada com segurança. Ninguém sabe, ao certo, onde está a última versão, imprime-se a informação por tudo e por nada, enviam-se emails para frente e para trás… grava-se na PEN, leva-se a informação para casa, perde-se o rasto de dados ditos confidenciais...

Para a Caltec, está tudo errado!

A escola não pode dispender o seu precioso tempo á procura de informação dentro de uma "montanha" de dados. Ela tem que estar acessível, completa, actualizada, pronta a ser consultada por todos, a qualquer hora, em qualquer lugar. Tem de estar pronta a dar qualidade e segurança às decisões, no dia-a-dia. Pronta a detectar tendências. Pronta a alertar para situações mais problemáticas e a salvaguardar a confidencialidade dos dados. Pronta a servir a sua organização ao mais alto nível, para que possam cumprir a insubstituível missão de educar a nova geração de portugueses, brasileiros, angolanos ou quem seja.

Na Caltec, somos obcecados pela qualidade da informação.

Queremos que seja fiável, segura e viva. Foi, por isso, que criámos o SuperSchool em 2014. O melhor ecossistema possível para uma informação saudável. Utilizamos a arquitectura de informação adequada. Simplificamos processos. Reorganizamos fluxos de trabalho e criamos uma sofisticada plataforma com mais de 40 módulos adaptáveis, ao pormenor, ajustados para ser como uma segunda pele da sua organização.

Nada fica de fora. Tudo pode ser incluído. E, tudo evolui. Como um ser vivo. 

- Conheça aqui o SuperSchool.

- Veja o testemunho sobre o SuperSchool.

Gostamos disso: dar o controlo total e a melhor informação para aqueles que decidem.

Screenshot do Painel de Controlo do Sistema de Gestão de Tarefas made by CaltecServir bem o cliente é fundamental. E servir bem significa servir rápido com a melhor proposta e serviço, isto é decidir bem e rapidamente... o que só é possível com um sistema de informação preparado para suportar estas decisões. E é aí que reside o diferencial que a Caltec imprime nos seus projectos de informação.

Tornamos acessível, às pequenas e médias empresas, a melhor arquitectura de informação, aquela que custa milhares de euros em consultoria, demora meses a ser disponibilizada e que só pode ser adquirida por grandes empresas.

A partir da nossa plataforma, mergulhamos nos processos dos clientes, identificamos as fraquezas e potencialidades e utilizamos as melhores práticas tecnológicas, para redesenhar processos e potenciar mudanças.

Desenvolvemos adaptações que vão influenciar, de forma positiva, e diferenciar as suas actividades, com o melhor retorno do investimento realizado. Não fazemos soluções da moda, que ficam obsoletas rapidamente.

Fazemos soluções que duram. Na Caltec, temos clientes com soluções com mais de 14 anos que foram sendo actualizadas e que, hoje em dia, possuem Painéis de Controlo ao segundo, com tudo o que acontece na empresa, com capacidade para intervir e antecipar no séc. XXI.

Gostamos disso. Dar o controlo total e a melhor informação para aqueles que decidem. 

Gerir uma Federação Desportiva

Uma Federação Desportiva é uma entidade que gere eventos, pessoas, grupos e informação. 

Trata-se de uma tarefa hercúlea, impossível sem uma equipa disciplinada, experiente e de uma sistema eficiente de processamento de dados. Recordemos que, diariamente é gerado, pelas associações, pelas inscrições, pelas autorizações, pelas provas, pelas selecções, etc., um grande volume de dados que se quer transformar em informação e conhecimento.

O problema é que a metodologia comum de usar folhas de cálculo ou softwares vários para armazenar e organizar estes dados com critérios ligeiros e, apenas, fazendo jus a grelhas de linhas e colunas é obsoleto, inseguro e confuso. 

1. Em primeiro lugar, porque essas folhas são armazenadas, localmente, nos computadores de trabalho, quase, sempre, sem um plano de emergência ou critério de classificação e segurança, o que, em 2014, é um procedimento obsoleto. 
2. Em segundo, porque a não auditoria automática a essas folhas permite alterações sem rasto. A constante impressão de documentos que “morrem” ao sair da impressora não se compadece com organizações que têm de ser vivas e dinâmicas. 
3. Em terceiro, porque a integração de vários pacotes que não satisfazem, minimamente, as Federações ou é escassa ou obriga à utilização de folhas de excel, de vários sistemas operativos e infra-estruturas desnecessárias, o que gera uma enorme confusão em que não se sabe, exactamente, o que há, onde está, quem tem ou qual é a versão.

Uma Federação deve ser um centro de comando e referência para as modalidades que oferece e para os federados e provas que coordena.

Tem de ter, ao dispor dos seus federados, a informação e o historial das modalidades, desde as inscrições aos processos disciplinares. Tem de saber tudo sobre os árbitros, os jornalistas, os clubes, os exames médicos…tudo!

Os dirigentes federativos e as equipas que os acompanham devem, por isso, ter informação “live” ou “em directo”. As direcções, muitas vezes, não têm conhecimento mas, apenas, ideias escassas, do que se passa com situações que poderiam ter sido evitadas se a sua experiência e maturidade tivessem intervindo, atempadamente.

Sabemos, como ninguém, fazer a transição e implementar, suavemente, sistemas de informação modernos, para que a sua experiente equipa passe a usar ferramentas modernas já na próxima época ou, ainda, nesta, se for viável.

Contacte-nos e saiba o que o sistema de informação SuperFederação  pode fazer pela sua Federação!

Que sistema para dirigir a sua Orquestra?

Uma orquestra é um grupo complexo de pessoas que produzem e fazem espectáculos. As peças que os músicos executam e que os Maestros dirigem, durante os eventos, são a ponta visível do iceberg e o culminar  de um sem número de actividades e tarefas em “back office”,  necessárias para que tudo corra bem quando e onde é necessário.

A contratação e selecção de Músicos, o planeamento de espectáculos e temporadas, a selecção de serviços, a gestão do património, os pagamentos aos músicos convidados e pessoal,  a angariação de fundos,  as vendas, seguros, contratos e gestão orçamental e financeira, são apenas algumas das áreas em que a direcção da orquestra também  tem de estar afinada para que tudo funcione bem.

Mas,  com a base de trabalho em folhas de cálculo separadas,  os dados importantes estarão sempre dessincronizados, “desafinados”, inseguros e sem direcção.  Por isso, um bom sistema de informação deve assumir o papel de um virtuoso  “maestro”. Para que todos os colaboradores, meios, relações e gestão financeira, estejam bem sob controle, e se  evitar “buracos”, “derrapagens” e desconhecimento do que se está a passar.

Uma orquestra tem de funcionar como um todo e não ter os seus dados e informação numa manta de retalhos.

Um sistema de informação moderno como o SuperOrquestra,  permite que os dados se transformem em informação e esta em conhecimento. Nada é mais importante para uma gestão eficaz. Tudo tem que estar disponível “Live”; os problemas tem de ser antecipados antes de se materializarem;  as decisões terão de ser tomadas quando for necessário.

Temos de ultrapassar de vez a gestão tradicional baseada na reação aos relatórios de fim de mês ou de semana. Gerir uma orquestra em 2014 é uma função muito diferente da mesma em 1990 ou 2000...

Luis Calçada