Que sistema para dirigir a sua Orquestra?

Uma orquestra é um grupo complexo de pessoas que produzem e fazem espectáculos. As peças que os músicos executam e que os Maestros dirigem, durante os eventos, são a ponta visível do iceberg e o culminar  de um sem número de actividades e tarefas em “back office”,  necessárias para que tudo corra bem quando e onde é necessário.

A contratação e selecção de Músicos, o planeamento de espectáculos e temporadas, a selecção de serviços, a gestão do património, os pagamentos aos músicos convidados e pessoal,  a angariação de fundos,  as vendas, seguros, contratos e gestão orçamental e financeira, são apenas algumas das áreas em que a direcção da orquestra também  tem de estar afinada para que tudo funcione bem.

Mas,  com a base de trabalho em folhas de cálculo separadas,  os dados importantes estarão sempre dessincronizados, “desafinados”, inseguros e sem direcção.  Por isso, um bom sistema de informação deve assumir o papel de um virtuoso  “maestro”. Para que todos os colaboradores, meios, relações e gestão financeira, estejam bem sob controle, e se  evitar “buracos”, “derrapagens” e desconhecimento do que se está a passar.

Uma orquestra tem de funcionar como um todo e não ter os seus dados e informação numa manta de retalhos.

Um sistema de informação moderno como o SuperOrquestra,  permite que os dados se transformem em informação e esta em conhecimento. Nada é mais importante para uma gestão eficaz. Tudo tem que estar disponível “Live”; os problemas tem de ser antecipados antes de se materializarem;  as decisões terão de ser tomadas quando for necessário.

Temos de ultrapassar de vez a gestão tradicional baseada na reação aos relatórios de fim de mês ou de semana. Gerir uma orquestra em 2014 é uma função muito diferente da mesma em 1990 ou 2000...

Luis Calçada

A Caixa Negra

Em Portugal,  gestão de projectos e processos é, de uma maneira geral, adequadamente, planeada, mas menos bem executada. Será que se trata de ausência de ferramentas eficazes de controle? Será falta de formação dos controladores que continuam a usar métodos recônditos e datados para o fazer? Senão, como se explicam os recentes desvarios orçamentais que têm sido descobertos? Ou os buracos financeiros em instituições públicas e privadas?

Que ferramentas se usavam (ou não), nessas instituições? E, se não usavam, porque foram adquiridas? Ou será que, como é hábito, ninguém sabia de nada? Porque que se continuam a usar ferramentas redutoras e individuais como folhas de cálculo (papel eléctrico), para armazenar cruzar e consolidar dados de enorme responsabilidade onde se podem manipular números facilmente e sem deixar rasto...

Sistemas de informação eficientes têm de ser flexíveis onde é necessário, mas rígidos sempre que é preciso. Podem, facilmente, tomar conta de projectos e, assim, substituir as folhas de cálculo. Podem monitorizar e chamar os auditores ou responsáveis quando algo invulgar se materializa. E, no caso de incidentes ou desvios, devem ter funcionalidades capazes de ter nos mostrar onde e quando aconteceu o problema e a responsabilidade do mesmo, se aplicável.

Tal como um piloto automático num avião é capaz de manter uma rota e altitude, um sistema pode não deixar um projecto sair dos limites definidos sem autorização especial. Se ela for dada, serão registadas todas as acções e transacções na “caixa negra” do sistema.

Passaria a poder ser muito mais fácil e rápido apurar responsabilidades sobre perdas e desperdícios de milhões de euros....

Luis Calçada