Que sistema para dirigir a sua Orquestra?

Uma orquestra é um grupo complexo de pessoas que produzem e fazem espectáculos. As peças que os músicos executam e que os Maestros dirigem, durante os eventos, são a ponta visível do iceberg e o culminar  de um sem número de actividades e tarefas em “back office”,  necessárias para que tudo corra bem quando e onde é necessário.

A contratação e selecção de Músicos, o planeamento de espectáculos e temporadas, a selecção de serviços, a gestão do património, os pagamentos aos músicos convidados e pessoal,  a angariação de fundos,  as vendas, seguros, contratos e gestão orçamental e financeira, são apenas algumas das áreas em que a direcção da orquestra também  tem de estar afinada para que tudo funcione bem.

Mas,  com a base de trabalho em folhas de cálculo separadas,  os dados importantes estarão sempre dessincronizados, “desafinados”, inseguros e sem direcção.  Por isso, um bom sistema de informação deve assumir o papel de um virtuoso  “maestro”. Para que todos os colaboradores, meios, relações e gestão financeira, estejam bem sob controle, e se  evitar “buracos”, “derrapagens” e desconhecimento do que se está a passar.

Uma orquestra tem de funcionar como um todo e não ter os seus dados e informação numa manta de retalhos.

Um sistema de informação moderno como o SuperOrquestra,  permite que os dados se transformem em informação e esta em conhecimento. Nada é mais importante para uma gestão eficaz. Tudo tem que estar disponível “Live”; os problemas tem de ser antecipados antes de se materializarem;  as decisões terão de ser tomadas quando for necessário.

Temos de ultrapassar de vez a gestão tradicional baseada na reação aos relatórios de fim de mês ou de semana. Gerir uma orquestra em 2014 é uma função muito diferente da mesma em 1990 ou 2000...

Luis Calçada